Matrikkelin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste siitä, miten Prodekon jäsen- ja alumnirekisterin sekä matrikkelin henkilötietoja kerätään ja käsitellään.

Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 16.05.2018. Viimeisin muutos 08.07.2026.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa sitä, kuinka Matrikkelin käyttäjien tietoja kerätään, käytetään ja käsittellään.

1. Rekisterinpitäjä

Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry
PL 15500
00076 Aalto

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry
PL 15500
00076 Aalto
mediakeisari@prodeko.org

Rekisteröidyt voivat esittää tietosuoja-asetuksen mukaiset pyynnöt yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

3. Rekisterin nimi

Prodekon jäsen- ja alumnirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteri toimii Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n ja Prodekon Alumni ry:n yhteisenä jäsenrekisterinä sekä tietolähteenä Prodekon sähköistä ja painettua matrikkelia varten.

Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet (GDPR 6 artikla) ovat:

  1. Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n toiminnan mahdollistaminen – oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (yhdistyslaki 503/1989, 11 §) ja oikeutettu etu
  2. Prodekon Alumni ry:n toiminnan mahdollistaminen – oikeusperuste: oikeutettu etu
  3. Jäsenten välisen yhteydenpidon edistäminen – oikeusperuste: oikeutettu etu
  4. Aalto-yliopiston tuotantotalouden koulutusohjelmasta valmistuneiden opiskelijoiden sijoittumista työelämässä koskevien tilastotietojen kerääminen ja ylläpito – oikeusperuste: oikeutettu etu
  5. Yhdistyslain (503/1989) 11 § vaatima jäsenrekisterin ylläpito – oikeusperuste: lakisääteinen velvoite

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan vähintään rekisteröidyn täydellinen nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite sekä tieto jäsenyydestä Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:ssä ja Prodekon Alumni ry:ssä. Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n jäsenten osalta tallennetaan myös jäsenyyden alkamisvuosi, tiedot jäsenmaksuista sekä tieto Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyydestä.

Rekisteriin voidaan tallentaa myös muita rekisterin käyttötarkoitusten mukaisia tietoja, esimerkiksi syntymäaika, osoitetiedot, yhteystiedot, työkokemus tai ammatilliset osaamisalueet, sekä muita rekisteröidyn rekisteriä varten luovuttamia tietoja.

Lisäksi rekisteriin voidaan ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta tallentaa henkilömatrikkeliin liittyvät tiedot, ellei rekisteröity ole kieltänyt itseään koskevien tietojen tallentamisen. Rekisteröity voi päivittää ja poistaa muita tietojaan halutessaan sekä hallita näiden näkyvyyttä matrikkelin muille käyttäjille.

Rekisteröity voi poistaa kaikki itseensä liittyvät tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Poistopyyntö tulkitaan samalla eroilmoituksena Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:stä tai Prodekon Alumni ry:stä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä ovat Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n ja Prodekon Alumni ry:n jäsenhakemusten yhteydessä kerätyt tiedot, rekisteröityjen itse ilmoittamat tiedot, Aalto-Yliopiston Ylioppilaskunnan toimittamat tiedot ylioppilaskunnan kautta Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n jäsenmaksun maksaneista sekä Aalto-yliopiston tuotantotalouden laitoksen toimittamat tiedot tuotantotalouden koulutusohjelmasta valmistuneista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja luovutetaan Prodekon Alumni ry:lle siten kuin se on rekisterin käyttötarkoitusten mukaan aiheellista.

Rekisterin tiedot julkaistaan Prodekon sähköisessä matrikkelissa osoitteessa https://matrikkeli.prodeko.org . Pääsy Prodekon sähköiseen matrikkeliin on ainoastaan rekisteriin kuuluvilla henkilöillä. Rekisterin tiedot voidaan myös julkaista Prodekon painetussa matrikkelissa. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa julkaisu, sekä sähköisessä että painetussa matrikkelissa, osittain tai kokonaan.

Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n jäsenillä sekä Prodekon Alumni ry:n jäsenillä on yhdistyslain 11 § 2 mom. mukainen oikeus tutustua tietoon yhdistykseensä kuuluvien jäsenten nimistä ja kotipaikoista.

Tietojen jakaminen Aalto-yliopistolle

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa Aalto-yliopistolle rekisterin käyttötarkoitusten mukaisesti. Luovutus perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun sekä Prodekon ja Aalto-yliopiston väliseen yhteistyöhön. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi alumnitoiminnan, opiskelijarekrytoinnin sekä koulutusohjelmien kehittämisen tarkoituksiin. Aalto-yliopisto toimii luovutettujen tietojen osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin koneellisesti tallennetut tiedot on suojattu alan yleisten ja hyvien käytäntöjen mukaisesti. Pääsy rekisteriin on rajattu Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n hallitukselle, Prodekon Alumni ry:n hallitukselle, sekä Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n hallituksen tiettyä tarkoitusta varten valtuuttamille henkilöille.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy ainoastaan Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n hallituksen jäsenillä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen:

  1. Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus): rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio tiedoista.
  2. Oikeus tietojen oikaisemiseen: rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
  3. Oikeus tietojen poistamiseen (“oikeus tulla unohdetuksi”): rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista, kun tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen käyttötarkoitukseen.
  4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
  5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat tiedot koneluettavassa muodossa.
  6. Oikeus vastustaa käsittelyä: rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
  7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojaasetuksen vastaisesti.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (kohta 2). Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat joko Tuotantotalouden Kilta Prodeko ry:n tai Prodekon Alumni ry:n jäseniä. Yhdistyksistä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.